Что должно знать первое лицо организации или немного информации о секретаре-референте
Секретарская должность на сегодняшний день часто становится нарицательной: мало кто не рассказывает различных анекдотов о секретаршах, образ которых это девушка в мини-юбке недалекого ума, которая только и умеет, что носить напитки своему начальнику. Но в реальной жизни быть привлекательной и элегантной для того, чтобы получить эту должность, совершенно недостаточно. Отличный секретарь - это не только работник, профессионально выполняющий свои обязанности, но и психолог, приятный собеседник - человек, который поддержит уставшего начальника толковым советом, сможет организовать его труд и обеспечить оптимально комфортные условия для работы. К сожалению, многие девушки, пролистывая каталог фирм в желании устроиться на работу, обманутые сложившимися стереотипами, стремятся на эту должность с громадным энтузиазмом и рвением, считая данную работу приятной и несложной. Но стереотипы на то и созданы - чтобы разрушать их.
Итак, в чем же конкретно заключаются обязанности современного секретаря?
Данный человек (причем, заметим, совершенно не обязательно женщина), ведет телефонные переговоры, принимает посетителей, выполняет поручения своего руководителя, используя справочник предприятий, занимается организацией конференций, деловых встреч, заседаний, совещаний и поездок. Он работать с документацией, умеет печатать, структурировать корреспонденцию, обладает необходимыми навыками работы с оргтехникой, используя справочник фирм, вести поиск товаров, услуг в Интернете. И это еще далеко не все. Хороший секретарь должен держать рабочий кабинет в порядке, в чистоте, проветривать помещение, обеспечивать канцелярскими принадлежностями, разгружать напряженный трудовой день начальника, не пропуская в его кабинет отнимающих его время посетителей. Этот человек должен знать телефоны всех внутренних служб, фамилии и имена сотрудников, их основные обязанности и должности, иметь под рукой каталог компаний, в которые необходимо звонить по возникающему вопросу, быть посвящен во все направления деятельности организации. Существует конкретный перечень требований, предъявляемых к секретарю и, поверьте, он огромный. Секретарь - это, в первую очередь, организованный, хваткий, умный и психологически устойчивый работник с низкой подверженностью стрессам - так как больше данного конкретного специалиста в фирме нервничает и переживает только ее владелец.
Секретарь - это первый человек, с которым встречается человек, впервые попавший в компанию или учреждение - это обязывает его всегда быть приятным в общении, вежливым и опрятно одетым. Именно от профессионализма секретаря во многом зависит мнение о данной организации, в которой он трудится. Неряшливость в одежде, расслабленность, нервозность, грубый тон - это всё признаки некомпетентного специалиста. Плохое впечатление, произведенное на посетителя, может бросить тень на компетентность всей компании - и об этом всегда должен помнить руководитель, ища сотрудника на данное место.
Работа секретаря - «правой руки» начальника - это сложная трудовая деятельность, которая требует присутствия не только привлекательной внешности, как думают некоторые кандидатки на данную должность, но и профессиональных качеств. Умение варить кофе - это конечно, полезный навык, но и далеко не основной для человека, который устраивается на должность секретаря руководителя. Не забывайте об этом - и успешной вам работы!
Категория: Другое | Добавил: allfirm (18.09.2012) | Автор: Георгий
Просмотров: 9 | Рейтинг: 0.0/0 |
Всего комментариев: 0
$
Открой свой бизнес
$
Рекомендуем!
Тендеры и Госзаказ
Весь коммерческий и государственный спрос на одном портале!
Экономический словарь
Термины, понятия, определения по экономике, финансам и бизнесу.
Библиотека предпринимателя
Сборник бесплатной деловой литературы. Все книги о бизнесе можно скачать бесплатно!
