Один из верных и надежных способов закрепить свое лидерство – умение провести встречу и рабочую сессию. Очень часто случается так, что собрания бывают просто скоплением множества неупорядоченных мыслей и идей, после которых люди настолько растерянны и неопределенны, в чем же основная цель данного проведения мероприятия.
Стать прекрасным помощником или организатором очень просто. Любой человек может освоить эту науку. Существует 10 ключевых шагов, как достичь мастерства в этой сфере:
1. Заранее подготовьтесь. Поставьте себя на место участника и продумайте, как лучше выстроить причинно-следственную связь для достижения желаемых результатов.
2. Четко определитесь с основной целью встречи. Сформулируйте правильно окончание следующего предложения «Главной целью нашей встречи является ...» Убедитесь точно, что вам ясно, какие результаты ожидают от этой встречи.
3. Установите себе временные рамки. Материалы, запланированные вами, можно изложить и за один час, если этого требует время. Поэтому не забывайте посматривать на часы.
4. Определите для себя четко перечень вопросов, ответы на которые приведут вас к желаемым результатам. При подготовке данных вопросов, руководствуйтесь своей интуицией: подбирайте возможные ответы. Это же поможет вам определить и следующий вопрос.
5. Ваша репутация с точки зрения технического обеспечения и подручных средств.
Используйте ватманы, электронные проекторы, всевозможные презентационные подручные средства, чтобы участники могли видеть наглядным образом, обсуждать и вернуться к интересующим их моментам. Наряду с великолепными современными технологиями, ватман имеет значительное преимущество, держа лидера процесса в центре внимания, контролируя встречу.
6. Старайтесь быть конструктивными и быстрыми. Не задерживайтесь на одной теме слишком долго. Чаще всего, лучшие мысли приходят быстро.
7. Постарайтесь получить вклад от каждого. Не позволяйте участникам оставаться в тени и не позволяйте только кому-то одному доминировать на вашей встрече.
8. Слушайте осторожно. Не бойтесь исправлять слова участников, используя простые термины, доступные каждому. Это сделает вас героем в глазах других. Будьте ответственны за каждого своего участника, в случае надобности грамотно корректируйте высказанные ими мысли.
9. Используйте метод всеобщего голосования. Иногда, нужно вовремя расставить приоритеты идей или планов в действии. Позвольте расставлять приоритеты самим участникам встречи, учитывая их ранжирование (расстановку в ряд по уровню важности). Собрать общее количество голосов - один из самых эффективных способов прийти к групповому консенсусу.
10. Постарайтесь резюмировать все: общие соглашения, следующие шаги, ответственные лица. В таком случае вы достигнете желаемых результатов, и никто не покинет вашу встречу с мыслью о бесцельно потраченном времени.
Эффективные представители увеличивают ценность групповых встреч. Это экономит время и улучшает качество встреч. Логически продумав все свои действия, подготовившись и попрактиковавшись в полной мере, любой может стать великолепным фасилитатором встречи.
Источник: http://business.damotvet.ru
|