Организация хранения документов - как надежно защитить важные материалы и улучшить работу компании
В процессе деятельности всякая организация оставляет за собой на бумажных носителях множество информации - и открытой, и конфиденциальной. Однажды эти данные утрачивают свою актуальность, однако, хранить их, в зависимости от важности документа, все еще нужно. Что делать - захламлять шкафы в офисе многочисленными папками с пыльными бумагами? Конечно, это не особо удобно. Такая услуга, как организация архивного хранения документов - предлагается узкопрофильными организациями, которые способны за разумную плату содержать и каталогизировать бумаги вне стен вашей фирмы. Это помогает высвободить полезное пространство в офисах для более важной информации, а также разгрузить как минимум одного работника, который отвечает за ее хранение, поиск, систематизацию в соответствии с требованиями бухгалтерского учета. Более не нужно будет собирать пыль на полках - чего еще остается желать?
В чем же плюсы подписания договора с такого типа организацией?
Прежде всего, руководство компании будет спокойно в том, что наиболее важная и секретная информация компании хорошо защищена от нападок конкурентов, рейдерства, проверок контролирующих органов. Сотрудники агентств по хранению документации предлагают, как техническую и экономическую, так и правовую защиту хранимых документов.
Во вторую очередь, эти организации решают насущную проблему любого предприятия - необходимость классифицировать информацию в соответствии с определенными группами, структуризировать документацию. Довольно многие организации не имеют четко поставленной структуры хранения документов и часто испытывают трудности с поисками того или иного документа. Подобная ситуация в фирме, которая специализируется на профессиональном хранении документов, исключена.
В-третьих, подобные компании обеспечат системность хранения вашей документации в течение, как малого, так и продолжительного срока (5-75 лет), а при потере ее ценности, утилизирует бумаги в соответствии с унифицированным порядком. Уничтожение документов проводится с помощью измельчения на малые кусочки от 2-8 мм, размер которых зависит от значимости отпечатанных на бумажных носителях сведений.
Несмотря на сложившийся стереотип у многих предприятий, хранение документов в архиве стороннего предприятия - это на сто процентов безопасная процедура, которая полностью исключает доступ к секретным сведениям третьих лиц, кроме специалистов компании-заказчика, профессиональную круглосуточную охрану архива, а также обеспечение рекомендуемых для сохранности информации температурных показателей внутри помещений.
Хранение и уничтожение документов - это вынужденная необходимость каждой организации - и ее также нужно проводить на хорошем уровне. Если в конкретной фирме нет оптимальных условий для организации данного мероприятия, то ведение архива лучше перепоручить опытному специалисту, который выполнит данную работу качественнее и лучше, осознавая важность стоящей перед ним задачи. Хранение папок с делами с помощью штрихкодирования позволяет точно и быстро осуществить поиск необходимого документа, привезти его с помощью курьерской доставки, обеспечить полную конфиденциальность информации. Хранение документов это та же работа - поэтому ее, как и все остальное, необходимо поручать специалистам этого профиля.
Источник: http://www.naar.ru/
Категория: Другое | Добавил: Тимур0787 (16.09.2012) | Автор: Тимур
Просмотров: 16 | Рейтинг: 0.0/0 |
Всего комментариев: 0
$
Открой свой бизнес
$
Рекомендуем!
Тендеры и Госзаказ
Весь коммерческий и государственный спрос на одном портале!
Экономический словарь
Термины, понятия, определения по экономике, финансам и бизнесу.
Библиотека предпринимателя
Сборник бесплатной деловой литературы. Все книги о бизнесе можно скачать бесплатно!
